ENTrong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp hay các tổ chức, cơ quan, văn phòng phẩm (giấy in, bút, mực, sổ sách, bìa hồ sơ…) là nhóm hàng hóa tiêu hao được mua sắm thường xuyên với số lượng lớn. Mặc dù giá trị từng mặt hàng riêng lẻ không cao, nhưng tổng giá trị đơn hàng theo quý, theo năm hoặc theo các hợp đồng cung ứng định kỳ lại rất đáng kể. Nếu không xây dựng một Mẫu Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các tranh chấp kéo dài về chất lượng, tiến độ giao hàng hay nghĩa vụ thanh toán.
1. Cơ sở pháp lý của Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm
Về mặt bản chất pháp lý, Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm là một dạng Hợp đồng mua bán tài sản quy định tại Điều 430 Bộ luật Dân sự 2015 và chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại 2005 khi giao dịch giữa các chủ thể kinh doanh nhằm mục đích sinh lợi.
Căn cứ theo Điều 24 Luật Thương mại 2005:
-
Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.
-
Tuy nhiên, đối với các giao dịch mua bán định kỳ, số lượng lớn hoặc cung ứng cho các doanh nghiệp, tổ chức, việc lập thành văn bản (hoặc thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý tương đương) là điều kiện bắt buộc để làm căn cứ hạch toán kế toán, khấu trừ thuế GTGT và giải quyết tranh chấp khi phát sinh.
2. Những rủi ro thường gặp khi soạn thảo Mẫu Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm
Dù là giao dịch mua bán quen thuộc, khi giao kết Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm các bên vẫn thường xuyên gặp phải những rủi ro pháp lý sau:
a. Rủi ro về chất lượng và chủng loại hàng hóa
-
Tráo đổi thương hiệu/hàng nhái: Văn phòng phẩm có tỷ lệ hàng giả cao (như giấy in thương hiệu bị thay bằng loại định lượng thấp hơn, bút viết bị trộn hàng nhái không đạt tiêu chuẩn).
-
Hàng hóa bị hư hỏng, ẩm mốc: Giấy bị ẩm không in được, mực in bị lem… Nếu hợp đồng không quy định chi tiết tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình kiểm hàng, bên mua sẽ chịu thiệt hại.
b. Rủi ro về tiến độ và địa điểm giao hàng
-
Bên bán giao hàng chậm trễ làm ảnh hưởng đến hoạt động vận hành, cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng của bên mua.
-
Không làm rõ chi phí vận chuyển, bốc xếp lên các tầng cao của tòa nhà văn phòng, dẫn đến tranh chấp về địa điểm giao hàng thực tế.
c. Rủi ro trong đối soát và thanh toán
-
Bên mua chậm thanh toán tiền hàng theo đợt hoặc cố tình chây ỳ nợ đọng kéo dài.
-
Bên bán không cung cấp kịp thời hóa đơn GTGT hợp lệ, ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế của bên mua.
-
Bất đồng về số lượng thực giao do thiếu biên bản giao nhận có chữ ký của người có thẩm quyền.
d. Rủi ro về biến động giá thị trường
Trong một số trường hợp giá thị trường thay đổi, Nếu không quy định rõ cơ chế điều chỉnh giá, nhà cung cấp không đảm bảo được việc điều chỉnh giá phù hợp để hỗ trợ khách hàng dẫn đến việc tranh chấp liên quan đến sự thay đổi giá thường xuyên diễn ra và được xem là một trong những rủi ro thường gặp khi ký kết hợp đồng mua bán văn phòng phẩm.
3. Những điều khoản cần có trong Mẫu hợp đồng mua bán văn phòng phẩm
Để phòng ngừa tối đa rủi ro, một Mẫu hợp đồng mua bán văn phòng phẩm hoàn chỉnh cần đảm bảo đầy đủ các điều khoản cốt lõi sau:
3.1. Điều khoản về tên hàng hoá, chất lượng, tình trạng hàng hoá
-
Lập Danh mục hàng hóa chi tiết tại Phụ lục hợp đồng.
-
Ghi rõ: Tên sản phẩm, thương hiệu, xuất xứ, quy cách đóng gói, định lượng (đối với giấy: 70gsm, 80gsm…).
-
Cam kết của bên bán: Hàng mới 100%, chưa qua sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất lượng nhà sản xuất.
3.2. Điều khoản về giá trị hợp đồng và thanh toán
-
Đơn giá sản phẩm (đã bao gồm thuế GTGT và chi phí vận chuyển).
-
Thời hạn thanh toán (ví dụ: Trong vòng 10-15 ngày kể từ ngày nhận đủ hàng, hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận).
-
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng chính thức của doanh nghiệp.
3.3. Điều khoản về giao nhận và kiểm đếm
-
Thời gian và địa điểm giao hàng: Quy định rõ thời hạn giao hàng kể từ khi nhận Đơn đặt hàng (PO).
-
Quy trình kiểm hàng: Thời hạn Bên mua kiểm tra và phản hồi về số lượng, chất lượng (thường 02 – 05 ngày làm việc).
-
Xử lý hàng lỗi: Nghĩa vụ Bên bán trong việc đổi trả hàng lỗi, giao thiếu trong thời hạn cụ thể mà không phát sinh thêm chi phí.
3.4. Điều khoản về bảo hành
Thời gian bảo hành, trách nhiệm sửa chữa, thay thế linh kiện hoặc đổi mới thiết bị đối với máy móc văn phòng. Thông thường, máy móc thiết bị sẽ được bảo hành theo tiêu chuẩn và thời hạn của nhà sản xuất, tuy nhiên bên bán thường là đơn vị phân phối vẫn có trách nhiệm cam kết hỗ trợ bảo hành trong suốt thời hạn trên.
4. Mẫu Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm được soạn thảo bởi Simple Law
Theo thực tế hiện nay, doanh nghiệp thường mua văn phòng phẩm với số lượng và chủng loại lớn, do đó thì hợp đồng nguyên tắc sẽ được ưu tiên lựa chọn. Mẫu Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm tại Simple Law cũng được soạn thảo theo hướng này. Doanh nghiệp chỉ cần ký Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm một lần, sau đó số lượng mua định kỳ (mỗi tháng, mỗi quý,…) sẽ được thể hiện qua đơn đặt hàng có xác nhận giữa hai bên, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cả bên bán và bên mua trong việc đặt hàng, thanh toán, giao nhận hàng hoá.
Tải về: Mẫu Hợp đồng mua bán văn phòng phẩm | Simple Law
Để được tư vấn chi tiết, liên hệ ngay Simple Law tại SĐT: 0934.636.130 Website: simplelaw.vn Facebook: Simple Law
