Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng | Simple Law

1. Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng dùng vào mục đích gì?

Về bản chất, mẫu hợp đồng thuê văn phòng là một dạng văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên cho thuê (chủ sở hữu hoặc người có quyền khai thác hợp pháp mặt bằng) và bên thuê (cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp). Mục đích chính của mẫu hợp đồng này bao gồm:

• Xác lập quyền và nghĩa vụ hợp pháp: Hợp đồng là minh chứng pháp lý rõ ràng nhất quy định quyền khai thác, sử dụng không gian của bên thuê và quyền thu tiền thuê, quản lý tài sản của bên cho thuê.

• Bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp: Khi có bất kỳ xung đột nào phát sinh liên quan đến giá thuê, chi phí dịch vụ, thời hạn thuê hay việc sửa chữa hư hỏng, hợp đồng chính là căn cứ tối cao để cơ quan tài phán (Tòa án hoặc Trọng tài) phân định trách nhiệm.

• Hoàn thiện thủ tục hành chính cho doanh nghiệp: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng là tài liệu bắt buộc phải có để doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký thành lập công ty, thay đổi trụ sở chính, hoặc làm cơ sở giải trình chi phí hợp lý (chi phí được trừ) với cơ quan Thuế khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh Hợp đồng thuê văn phòng

Hoạt động thuê và cho thuê văn phòng tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật khá chặt chẽ. Việc nắm rõ các căn cứ pháp lý giúp các bên giao kết hợp đồng đúng thẩm quyền và nội dung không bị vô hiệu.

Tính đến năm 2026, các văn bản pháp luật chủ đạo điều chỉnh mối quan hệ này bao gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015: Đây là luật chung điều chỉnh về bản chất của hợp đồng thuê tài sản (từ Điều 472 đến Điều 493), quy định về các vấn đề cơ bản như giá thuê, thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên khi giao tài sản.

• Luật Kinh doanh bất động sản 2023 (Có hiệu lực từ ngày 01/01/2025): Đây là văn bản pháp lý chuyên ngành đặc biệt quan trọng. Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, việc cho thuê nhà ở, công trình xây dựng sẵn hoặc hình thành trong tương lai phục vụ mục đích làm văn phòng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về điều kiện bất động sản đưa vào kinh doanh, hợp đồng mẫu và nghĩa vụ công khai thông tin.

• Luật Thương mại 2005: Áp dụng trong trường hợp cả hai bên đều là thương nhân và việc cho thuê mang mục đích sinh lợi.
  

  

 

3. Những điều khoản cơ bản của Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng chuẩn chỉnh, an toàn về mặt pháp lý cần phải chứa đựng đầy đủ các điều khoản cốt lõi sau đây:

3.1. Thông tin của các bên tham gia hợp đồng

Hợp đồng cần ghi nhận chính xác thông tin cá nhân hoặc thông tin pháp nhân (đối với doanh nghiệp) bao gồm: Tên công ty, Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp, Địa chỉ trụ sở, Người đại diện theo pháp luật và Chức vụ. Việc kiểm tra tư cách pháp lý của người ký kết là rất quan trọng để tránh hợp đồng bị vô hiệu do người ký không có đầy đủ thẩm quyền.

3.2. Thông tin về diện tích và hiện trạng văn phòng cho thuê

• Vị trí và diện tích: Cần ghi rõ số phòng, tầng, tên tòa nhà, địa chỉ cụ thể. Diện tích thuê cần phân biệt rõ là diện tích thông thủy (diện tích sử dụng thực tế) hay diện tích tim tường (bao gồm cả cột, hộp kỹ thuật) để tính tiền thuê chính xác.

• Hiện trạng bàn giao: Đính kèm biên bản mô tả chi tiết trang thiết bị đi kèm (hệ thống điều hòa, đèn chiếu sáng, trần thạch cao, sàn gạch/thảm) khi bàn giao văn phòng.

3.3. Thời hạn thuê và điều khoản gia hạn

• Hợp đồng phải xác định rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn thuê (ví dụ: 02 năm hoặc 05 năm).

• Quy định cụ thể về thời gian được miễn phí tiền thuê để sửa chữa, thiết kế nội thất (fit-out period) trước khi tính tiền chính thức.

• Cơ chế ưu tiên gia hạn: Thời hạn bên thuê phải thông báo trước cho bên cho thuê nếu muốn tiếp tục thuê tiếp (thường là từ 60 đến 90 ngày trước khi hết hạn).

3.4. Giá thuê, chi phí dịch vụ và phương thức thanh toán

• Giá thuê: Quy định bằng Việt Nam Đồng (VND). Nếu quy đổi theo tỷ giá ngoại tệ, cần lưu ý quy định của Pháp luật về quản lý ngoại hối để tránh hợp đồng bị coi là vô hiệu.

• Biên độ tăng giá: Đối với hợp đồng dài hạn, cần quy định rõ tỷ lệ tăng giá sau mỗi chu kỳ (ví dụ: tăng không quá 5% – 10% sau mỗi 2 năm) hoặc giữ nguyên giá suốt thời hạn thuê.

• Chi phí phát sinh khác: Phân định rõ ai là người chi trả tiền điện, nước, internet, phí quản lý tòa nhà, phí trông giữ xe, phí làm việc ngoài giờ (overtime charge).

• Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hay tiền mặt, kỳ hạn thanh toán (theo tháng hoặc theo quý) và thời hạn thanh toán cụ thể (từ ngày 01 đến ngày 05 hàng tháng).

3.5. Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả, xử lý tiền cọc

• Thông thường, mức đặt cọc phổ biến trên thị trường là từ 2 đến 3 tháng tiền thuê nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng.

• Điều khoản này cần làm rõ điều kiện để bên thuê được hoàn trả lại toàn bộ tiền cọc sau khi chấm dứt hợp đồng và các trường hợp bên cho thuê có quyền khấu trừ (bù trừ nghĩa vụ thanh toán còn nợ, chi phí khắc phục hư hỏng do lỗi bên thuê).

3.6. Quyền và nghĩa vụ của các bên

• Bên cho thuê: Đảm bảo quyền sử dụng độc lập, ổn định cho bên thuê; thực hiện bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà; hỗ trợ cung cấp hồ sơ pháp lý để bên thuê đăng ký kinh doanh.

• Bên thuê: Sử dụng văn phòng đúng mục đích; thanh toán đầy đủ và đúng hạn; không được tự ý sửa chữa cấu trúc chịu lực khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của bên cho thuê; tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy (PCCC) và nội quy tòa nhà.

3.7. Đơn phương chấm dứt hợp đồng và chế tài phạt vi phạm

Đây là điều khoản phát sinh nhiều tranh chấp nhất trên thực tế. Hợp đồng cần phân định:

• Trường hợp được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp pháp (ví dụ: Bên thuê chậm thanh toán quá 30 ngày; Bên cho thuê không thực hiện đúng cam kết…)

• Hậu quả pháp lý của việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật (Mất cọc hoặc bồi thường thiệt hại tương đương số tháng thuê còn lại).

• Mức phạt vi phạm hợp đồng (Theo Luật Thương mại 2005, mức phạt tối đa đối với nghĩa vụ hợp đồng thương mại là 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm).

4. Tải mẫu Hợp đồng thuê văn phòng chuẩn pháp lý

Dưới đây là mẫu hợp đồng thuê văn phòng đã được đội ngũ chuyên viên của Simple Law rà soát, đảm bảo tuân thủ đúng thể thức văn bản và các quy định pháp luật hiện hành, nội dung bôi vàng là phần thông tin để các bên tự thỏa thuận và điền vào.Tuy nhiên, nội dung mang tính chất tham khảo để Quý khách hàng có thêm cơ sở đàm phán và soạn thảo Hợp đồng, Simple Law khuyến khích Quý khách đọc kỹ, điều chỉnh cho phù hợp trước khi chính thức sử dụng. 

Tải về Mẫu hợp đồng thuê văn phòng: SimpleLaw_Mẫu Hợp đồng thuê văn phòng chi tiết

Để được tư vấn chi tiết, liên hệ ngay Simple Law tại SĐT: 0934.636.130  Website: simplelaw.vn    Facebook: Simple Law