ENTrong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện, sự thành công của một chương trình phụ thuộc rất lớn vào tính ổn định của hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và các công cụ dụng cụ đi kèm.
Việc rà soát và áp dụng một mẫu hợp đồng cho thuê trang thiết bị sự kiện chuẩn chỉnh không chỉ giúp định hình rõ quyền lợi, nghĩa vụ của các bên mà còn là công cụ pháp lý vững chắc khi xảy ra tranh chấp về hỏng hóc, mất mát hay thanh toán chậm. Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu sắc các khía cạnh pháp lý và cung cấp những lưu ý cốt lõi nhất để bạn tự tin ký kết các giao dịch trong lĩnh vực sự kiện.
Hợp đồng cho thuê trang thiết bị sự kiện phải tuân thủ các quy định của pháp luật dân sự và thương mại hiện hành. Việc nắm rõ cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp xác định đúng bản chất giao dịch, từ đó áp dụng đúng các chế tài phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại khi sự cố xảy ra.
Thứ nhất, áp dụng quy định của pháp luật Dân sự về thuê tài sản: Căn cứ theo quy định tại Bộ luật Dân sự năm 2015 hiện hành giao dịch cho thuê thiết bị sự kiện mang bản chất của “Hợp đồng thuê tài sản”.
-
Cụ thể tại Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản được định nghĩa là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê.
-
Về nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng của tài sản, Điều 477 Bộ luật Dân sự 2015 quy định rõ: “Bên cho thuê phải bảo đảm tài sản thuê trong tình trạng như đã thỏa thuận, phù hợp với mục đích thuê trong suốt thời gian cho thuê; phải sửa chữa những hư hỏng, khuyết tật của tài sản thuê, trừ hư hỏng nhỏ mà theo tập quán bên thuê phải tự sửa chữa.” Quy định này đặc biệt quan trọng trong các sự kiện trực tiếp (live event). Nếu màn hình LED bị sập nguồn hoặc hệ thống âm thanh mất tín hiệu giữa chừng do lỗi thiết bị (không phải do nguồn điện của bên thuê), nhà cung cấp (bên cho thuê) đã vi phạm Điều 477 và phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho uy tín của sự kiện.
-
Về việc trả lại tài sản thuê, Khoản 1 Điều 482 Bộ luật Dân sự 2015 nêu rõ bên thuê phải trả lại tài sản trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như thỏa thuận. Nếu tài sản bị hư hỏng do lỗi của bên thuê (ví dụ: khách dự sự kiện làm đổ bia vào bàn mixer), bên thuê phải bồi thường.
Thứ hai, áp dụng pháp luật Thương mại đối với giao dịch giữa các tổ chức kinh doanh: Trong trường hợp cả hai bên ký kết đều là doanh nghiệp hoặc thương nhân có đăng ký kinh doanh và việc thuê mướn nhằm mục đích sinh lợi, hợp đồng này còn chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại năm 2005 (Luật số 36/2005/QH11, hiện đang có hiệu lực thi hành).
-
Theo pháp luật thương mại, mức phạt vi phạm hợp đồng tối đa mà các bên có thể thỏa thuận là 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm (Căn cứ tại Điều 266 Luật Thương mại 2005). Đây là điểm khác biệt lớn, doanh nghiệp không thể tự ý đưa ra mức phạt 20% hay 30% cho việc chậm bàn giao thiết bị, vì phần vượt quá 8% sẽ không được Tòa án công nhận khi xảy ra tranh chấp. Tuy nhiên, mức bồi thường thiệt hại (bao gồm tổn thất thực tế và khoản lợi đáng lẽ được hưởng) thì không bị giới hạn, miễn là bên bị thiệt hại chứng minh được bằng chứng từ hợp lệ.
2. Những nội dung đáng lưu ý khi soạn thảo Mẫu Hợp đồng cho thuê trang thiết bị sự kiện
Trong các gói dịch vụ sự kiện, việc thuê trang thiết bị thường đi kèm mật thiết với dịch vụ truyền thông, media. Một sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu sự hiện diện của đội ngũ cameraman. Khi tách riêng hoặc gộp chung dịch vụ này vào một văn bản, Hợp đồng quay phim chụp ảnh sự kiện lại mang những đặc thù rủi ro rất khác biệt so với việc chỉ thuê phần cứng (thiết bị). Dưới đây là những nội dung mang cốt lõi mà doanh nghiệp cần lưu ý:
Cam kết về số lượng, chất lượng thiết bị và nhân sự tác nghiệp: Hợp đồng media không chỉ là thuê máy ảnh, mà là thuê con người vận hành thiết bị đó. Nội dung hợp đồng cần liệt kê chi tiết:
-
Thông số thiết bị: Quay bằng máy gì (Sony A7SIII, FX3…), độ phân giải bao nhiêu (4K, Full HD), thiết bị thu âm trực tiếp từ bàn mixer hay thu âm môi trường ngoài, có sử dụng thiết bị bay không người lái (Flycam/Drone) hay không. Lưu ý, việc sử dụng Flycam đòi hỏi phải có giấy phép bay do Bộ Quốc phòng cấp phép theo quy định hiện hành.
-
Số lượng nhân sự: Bao nhiêu thợ chụp, bao nhiêu thợ quay. Phân chia rõ góc máy (góc toàn cảnh sân khấu, góc cận cảnh khách VIP).
-
Thời gian làm việc: Giờ có mặt, giờ kết thúc. Đặc biệt cần có điều khoản về chi phí phát sinh ngoài giờ (Overtime) để tránh bị đơn vị media tính giá “cắt cổ” khi sự kiện vô tình kéo dài thêm 1-2 tiếng.
Thời hạn bàn giao sản phẩm và tiêu chuẩn nghiệm thu:
-
Thời gian trả file gốc (Raw files): Thường là ngay sau khi kết thúc sự kiện hoặc trong vòng 24 giờ.
-
Thời gian trả file đã chỉnh sửa (Edited/Retouched files): Cần quy định rõ số ngày làm việc. Ví dụ: “Bàn giao 1 clip highlight sự kiện (độ dài 3-5 phút) và 200 ảnh đã qua chỉnh sửa màu sắc, ánh sáng trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc sự kiện”.
-
Quy định rõ số lần chỉnh sửa tối đa (Revisions) để tránh việc hai bên kéo dài thời gian thanh lý hợp đồng do không thống nhất được chất lượng màu sắc, nhịp điệu của video highlight.
Vấn đề Bản quyền và Sở hữu trí tuệ: Đây là điểm thường xuyên phát sinh tranh chấp nhất. Sau khi sự kiện kết thúc, ai là người có quyền sử dụng hình ảnh? Đơn vị quay phim có được dùng hình ảnh khách hàng của bạn để quảng cáo cho họ không?
-
Căn cứ tại Điều 39 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, tổ chức, cá nhân giao kết hợp đồng với tác giả (tức là doanh nghiệp của bạn thuê thợ chụp ảnh) sẽ là chủ sở hữu quyền tác giả đối với tác phẩm đó, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
-
Để tránh rủi ro “thỏa thuận khác” bị hiểu sai, trong hợp đồng, bạn cần quy định rõ ràng: “Bên thuê (Doanh nghiệp) là chủ sở hữu duy nhất toàn bộ quyền tài sản và quyền nhân thân (phù hợp với pháp luật) đối với toàn bộ file ảnh gốc, video gốc và các sản phẩm đã qua chỉnh sửa. Bên cung cấp dịch vụ tuyệt đối không được phép sử dụng hình ảnh, video của sự kiện để đăng tải lên mạng xã hội, làm hồ sơ năng lực (portfolio) hay bán cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên thuê.”
3. Mẫu Hợp đồng cho thuê trang thiết bị sự kiện soạn thảo bởi Simple Law
Để được tư vấn chi tiết, liên hệ ngay Simple Law tại SĐT: 0934.636.130 Website: simplelaw.vn Facebook: Simple Law
