Mẫu Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức một sự kiện, dù là hội nghị khách hàng, tiệc tất niên doanh nghiệp hay lễ ra mắt sản phẩm, đều đòi hỏi sự phối hợp của rất nhiều hạng mục phức tạp từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu cho đến nhân sự và tiệc tùng. Để đảm bảo mọi khâu vận hành trơn tru và bảo vệ tối đa quyền lợi tài chính, các doanh nghiệp cần thiết lập một hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói minh bạch, chặt chẽ và lường trước được các rủi ro.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các cơ sở pháp lý, những rủi ro thường gặp và cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn mực, giúp các giám đốc doanh nghiệp quản trị tốt rủi ro trong quá trình hợp tác với các agency sự kiện.

Mục lục

1. Cơ sở pháp lý Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói

Hợp đồng tổ chức sự kiện bản chất là một dạng của hợp đồng cung ứng dịch vụ. Tùy thuộc vào chủ thể giao kết (có mục đích sinh lợi hay không), văn bản này sẽ chịu sự điều chỉnh của các hành lang pháp lý khác nhau. Việc nắm rõ cơ sở pháp lý giúp các bên áp dụng đúng các chế tài khi có tranh chấp xảy ra.

Tính đến thời điểm hiện tại, các văn bản pháp luật điều chỉnh trực tiếp loại hình giao dịch này vẫn đang có hiệu lực thi hành, bao gồm:

Bộ luật Dân sự 2015: Căn cứ theo quy định tại Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên thuê dịch vụ, còn bên thuê dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ. Các quy định từ Điều 513 đến Điều 521 quy định rõ quyền, nghĩa vụ của bên thuê và bên cung ứng dịch vụ, cũng như việc đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Luật Thương mại 2005 đang có hiệu lực: Nếu một hoặc cả hai bên ký kết hợp đồng là thương nhân và hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, giao dịch này sẽ chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại. Cụ thể, các quy định từ Điều 74 đến Điều 85 về cung ứng dịch vụ sẽ được áp dụng. Đặc biệt, khi thiết lập các chế tài bồi thường hay phạt vi phạm trong hợp đồng thương mại, các bên bắt buộc phải tuân thủ giới hạn phạt vi phạm không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm theo quy định tại Điều 301 Luật này.
Luật Sở hữu trí tuệ số: Áp dụng đối với các vấn đề liên quan đến bản quyền kịch bản, âm nhạc, hình ảnh, video ghi hình trong sự kiện.

Mẫu Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói | Simple Law

2. Những nội dung đáng lưu ý khi soạn thảo Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói

Sự kiện là dịch vụ mang tính thời điểm và đòi hỏi sự chuẩn bị cũng như kinh nghiệm từ đơn vị cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện. Do đó, khi soạn thảo Mẫu Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói, doanh nghiệp không nên chỉ điền thông tin cơ bản mà cần chú trọng đàm phán, làm rõ các điều khoản trọng yếu sau:

Thứ nhất, quy định chi tiết về phạm vi công việc và tiêu chuẩn chất lượng (Phụ lục đính kèm) Một sai lầm phổ biến là ghi chung chung “tổ chức sự kiện theo kịch bản”. Thay vào đó, hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói phải có phụ lục bóc tách từng hạng mục:

Kích thước, chất liệu sân khấu, màn hình LED (độ phân giải bao nhiêu).
Thương hiệu, công suất, số lượng thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Số lượng nhân sự (MC, ca sĩ, PG/PB), quy định về đồng phục, thời gian có mặt.
Định lượng thực đơn, cam kết về vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu có tiệc).

Thứ hai, chế tài phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại Để ràng buộc trách nhiệm của đơn vị tổ chức, cần quy định rõ mức phạt khi vi phạm tiến độ (ví dụ: bàn giao mặt bằng trễ so với thời gian tổng duyệt) hoặc vi phạm chất lượng (thiết bị hỏng hóc giữa sự kiện). Như đã phân tích ở phần cơ sở pháp lý, căn cứ Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm tối đa là 8%. Tuy nhiên, bạn cần quy định thêm điều khoản bồi thường thiệt hại (Điều 302 Luật Thương mại 2005) để yêu cầu agency bồi thường toàn bộ chi phí thiệt hại thực tế phát sinh nếu sự cố làm hỏng hoàn toàn chương trình.

Thứ ba, điều khoản về Sự kiện bất khả kháng Căn cứ Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết (như thiên tai, dịch bệnh, lệnh cấm tụ tập của cơ quan chức năng). Điều khoản này cực kỳ quan trọng để xác định bên nào phải chịu chi phí đã “đổ vào” sự kiện (chi phí sản xuất đồ decor, tiền cọc địa điểm) khi chương trình buộc phải hủy bỏ.

Thứ tư, bản quyền hình ảnh và bảo mật thông tin Doanh nghiệp cần nắm giữ toàn quyền sở hữu đối với các tư liệu hình ảnh, video của sự kiện để phục vụ truyền thông. Cần quy định rõ agency chỉ được phép sử dụng hình ảnh sự kiện để làm hồ sơ năng lực nếu có sự đồng ý của doanh nghiệp, nhằm tránh lộ lọt thông tin chiến lược hoặc hình ảnh nội bộ nhạy cảm.

3. Mẫu Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói soạn thảo bởi Simple Law

Để hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý, dưới đây là Mẫu Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói chuẩn mực, được tối ưu hóa các điều khoản bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên thuê dịch vụ.

Chúng tôi khuyến khích Quý khách hàng đọc kỹ nội dung và điều chỉnh cho phù hợp trước khi quyết định ký kết hợp đồng.

Tải về: SimpleLaw_Mẫu Hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói